Kui detailset lähteülesannet vajab agentuur ürituse korraldamiseks?
Enne agentuuri poole pöördumist tuleb ettevõtte siseselt panna paika ürituse eesmärgid ning anda võimalikult täpne sisend (mis, millal, miks, kellele?), Sellega saab agentuur tööle hakata ning vajadusel detaile täpsustada.
Milline on realistlik eelarvepiir?
Tuleb ette, et agentuurid puutuvad kokku klientidega, kes räägivad oma soovidest, millist sündmust soovitakse aga eelarvet avaldada ei soovita. Siinkohal julgustame alati ütlema, milline on sündmuse eeldatav eelarve. See ei ole selleks, et ette antud suurusjärku lihtsalt täis saada vaid pakkuda selle summa eest parim võimalik lahendus. Oluline on läbipaistvalt ja avatud kaartidega tegutseda, et koostöö sujuks hästi.
Kui palju pakkumisi peaks võtma, et turul toimuvat mõista?
Kui ettevõttel on soov võtta sündmuse korraldamiseks mitmelt agentuurilt pakkumised, siis kindlasti mitte kaasata protsessi rohkem kui 3 agentuuri. Esiteks on laekunud pakkumiste läbitöötamine ajamahukas ning teiseks teevad agentuurid iga pakkumise koostamiseks reaalset tööd, mis jääb tihtipeale tasustamata. See on lihtsalt hea eetika märk.
Kui kaua võtab aega pakkumise tegemine?
Kui lähteülesanne on agentuurile kätte antud, tasuks anda pakkumise esitamiseks mõistlik tähtaja piir. Aega võtab nii loovtöö kui pakkumise kokkupanek- paberi peal välja pakutu peab olema hiljem reaalselt teostatav ning eelnevalt tegijatega läbi räägitud. Olenevalt projekti keerukusest võiks tähtaeg olla minimaalselt 2 nädalat. Kindlasti tuleb arvestada sellega, et pärast pakkumiste laekumist tuleks võimalikult kiirelt otsus langetada ja mitte viivitada – konkurents turul on tihe ning eelbroneeritud kohti ja artiste lõputult kinni ei hoia. Tagasiside andmine võiks toimuda ühe töönädala jooksul pärast pakkumiste saamist.
Millist tagasisidet võiks agentuurile pakkumise või ürituse järel anda?
Agentuurid tahavad tehtud tööle tagasisidet. Sama oluline, kui on tagasiside vahetamine pärast koos tehtud üritust, tuleb seda teha ka siis, kui koostööks ei läinud ja pakkumine ei osutunud valituks. Põhjendage miks ja tooge välja, mida tuleks järgmisel korral rohkem arvesse võtta. Ainult nii saame areneda.
Julgustame ettevõtteid leidma endale usaldusväärne partner, kellega koos on mõnus töötada. Ühendades teie eesmärgid loovmeeskonna teadmiste ja oskustega on võimalik teha mõtestatud sündmusi, mille tulemuseks on kordumatud hetked ja positiivsed emotsioonid.